こんにちは。
ビジネスマンを長くやっていますが、お客様や社内に対してプレゼンする機会が増えてきました。同時に社内・社外のプレゼンを見たりすることも増えてきました。
プレゼンってもちろん話す人が主役なわけで話術や身振り手振りで関心を引くことも大事なのですが、資料の出来もとっても大事ですよね。
資料がうまいとプレゼン自体の印象もよくなりますし、決裁を取るのもスムーズに運びます。逆に話し手がどれだけ上手でも後に残るのは資料だけということを考えると、資料の重要性がわかりますね。
うまい資料を見ると「こんな風にできたらなぁ」ってその場では思っていたのですが、何がポイントなのかしっかり分析したことがなかったんです。そんな中ちょっとしたきっかけでPowerPointプレゼン資料の作成術に関する講義を視聴することが出来ました。
今まで自分の中で整理できていなかった資料の作成ポイントやヒントを知識として習得できたので、ギュッと凝縮して「プレゼン資料の極意」と題して紹介しますね。
こまりごと
- プレゼンで成果が出ない
- どんな資料を作ればいいのかわからない
では見ていきましょう。
プレゼンの目的をはっきりさせよう！
プレゼンの成果が出ないのは目的に対して対策ができていないからという理由が多いように思います。目的をはっきりさせると対象者へしっかり訴求できるようになります。当たり前にイメージできていると思うのですが、頭の中を整理するために今一度チェックしてみましょう。
- 対象は社内向けなのか、社外向けなのか
- 報告なのか、決裁依頼なのか
- 情報を伝えたい対象は誰なのか
- いつまでに、どんなアクションを求めるのか
- 誰にどんな成果が得られるのか
これらをしっかり押さえて軸がぶれないようにすることが大切です。
もし数人で作成するようなプレゼン資料の場合には文字に起こして共有する必要があります。
最近はメールだけではなくTeamsなど情報共有するツールも増えてきているのでうまく活用したいですね。
ストーリーを考えよう！
目的や対象・成果をしっかり決めたらいよいよプレゼンの骨子を組み立てていきます。
新人の頃にやりがちですが、いきなりPowerPointを立ち上げて資料の1枚目から作成しようなんて考えたらダメですよ。まずは大枠のストーリーを考えます。目次というより「あらすじ」だと思います。4コマ漫画でいう起承転結のように大きな流れを決めましょう。
僕の視聴した講義では以下のような枠組みを推奨していました。
- 課題
- 原因
- 解決策（提案）
- 効果予測
そしてプレゼン時間は短い方がいいです。きっと皆さんも長いプレゼンで眠くなったことありますよね？プレゼン時間よりそのあとのディスカッションや質疑に重点をおいた時間設定をしましょう。くれぐれもプレゼンの場が「資料を理解するための場」にならないような工夫が必要です。そのためには本編にあたる資料は9枚以下が良いようです。
では10枚程度の白紙のスライドをつくって、どのページに何を記載するのか、１から４を意識してタイトルをつけていきます。これでおおよそのイメージがついてきます。
資料を作っていこう！
資料作成のコツとして意識してほしいこと
- 文字は少なく、グラフや図を使う
- 伝えたいことに的を絞って強調
- 細かい情報は本編からばっさり切り捨ててAppendixに
- 余計な装飾は極力排除
- イラストより写真で共感
僕はこれだけを意識することで驚くほど資料が良くなりました。
すっきりして伝わりやすくなったんだと思います。
プレゼンを聞いている人に一度に多くの情報を理解してもらうことはなかなか難しいです。ならば伝えたいことに的を絞ってシンプルでインパクトのある資料にするのが効果的です。逆に言えばできるだけ不要な情報（ノイズ）をカットすることです。場合によっては足りない情報を求められることがあると思いますので、そこは質疑応答やディスカッションの時のためにAppendixとして元資料を残しておきましょう。
いかがでしたでしょうか？
ここでお伝えしたコツって結局のところ相手のことを考えた「配慮」だと思います。自分が聞いてて眠くなるようなプレゼンを経験ことがあるなら、その逆は何かということを考えるっていうことですね。少しでもプレゼン資料作成のヒントになれば幸いです。
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