こんにちは。いかがお過ごしでしょうか？
さて、前回は時間管理の3つのポイントの話をさせていただきましたが、いかがだったでしょうか？
今回も引き続き時間管理のお話です。
最近会社では業務に集中している人に不用意に話しかける行為が「時間泥棒」と言われていて、極力控えるように配慮が求められています。
当然と言えば当然のこころ配りですが、意識してはじめて今まで何気なく行ってきた行為に気づかされたりします。逆もまたしかりで、人から奪われた時間もかなりのものだったのだなと思ってしまいます。
こんな時間泥棒にどう対処していけばよいのでしょうか？
今回も学んだ事をお伝えしようと思います。
ズバリ 時間泥棒の正体は？
いきなり結論ですね。
ざっくり言うと「集中力を妨げるモノ・コト全般」と言えます。
今どきの代表選手は間違いなくスマホでしょう。友達や知り合いからのLINEだったり、FacebookやTwitter、ゲームなどなど。
それもそのはず。スマホはビジネスの天才たちが、人の時間をいかにスマホに向かわせるかを考え抜いて作っているからです。これに抗うことはよっぽどの自覚を持っていないとなかなか難しいはずです。
集中力が必要なときはしっかり自覚を持ってスマホを遠ざけましょう！
次に電話。一昔前までは電話がかかってきたら出るのが当たり前でしたよね。
でもよく考えると電話っていきなり他人の時間に割り込んでくる、なかなか暴力的なツールです。ビジネスシーンでは社外からの電話はもちろん大切ですが、相手にはこちらの予定が見えていないわけで、忙しい時にかかってくる電話は自分のペースを大きく乱す要因になります。
僕の職場では固定電話が廃止されていて全員がスマホ支給なので、かかってくる電話は着信表示を見ればほとんどの場合誰からかかってきているのかわかります。僕は正直言って忙しい時は以下の電話しか出ません。
- 重要な顧客
- 重要な商談に関する電話
- 上司からの電話
- 進行中のプロジェクトのメンバーからの電話
その他に注意が必要なのは周りの環境ですね。
よく話しかけてくる同僚や思い付きで呼びつけてくる上司など、皆さんの周りにいませんか？
集中したい業務を抱えている時は、会議室にひとりでこもったり在宅勤務を活用したりして外部との接触を少なくできる環境に身を置きましょう。コロナ禍のご時世なのでそんなに不自然ではないかもしれないですね。
ではここからは時間泥棒を撃退する4つの方法をお伝えします。
段取りを明確にする
「段取り八分」と聞いたことないですか？（はっぷん、じゃないですよ。はちぶ、です）
業務において事前準備の大切さを説いた言葉ですが、まさにこの考え方です。
- 必要な業務を整理整頓して全体像を把握する
- 先を考えて今の行動を進める
- 確認ポイントを明確にする（マイルストーンの設定）
- 記録をしっかり取って共有する
こういったことが大切になってきます。
これらを行うことで手戻り・見落とし・勘違いを減らし効率的に業務を進めることが出来ます。
同じような業務はまとめて片づける
僕は営業職なのでお客様と打ち合わせする機会が多くあります。最近こそコロナの影響でリモートがほとんどになりましたが、それでも直接お会いして打ち合わせを行うこともあります。
そんな時は極力こちらで日時をコントロールして、同じ方面のお客様をまとめて訪問してしまいます。
そうすることで移動の無駄は省けますよね。
その他にもメールはまとめて書くとか、社内の事務手続きはまとめて行うなどの積み重ねを意識しています。そうすることでちょっとした重複する手間を削減することが出来ます。これが1カ月、1年と積み重なれば相当な効率化につながっているはずです。
自分の都合を優先させる
他の人の予定に自分が合わせる、という予定の組み方をしているとなかなか時間を作ることが難しいです。やはり自分で時間をコントロールするためには、自分の都合をうまく優先させることが必要です。
そのために大事なのは「相手よりも先に動く」ということです。
社内でも社外問わず打ち合わせの日時はこちらが先に候補日を提示するようにしましょう。これだけで時間のコントロールの主導権を握りやすくなります。ぜひ試してみてください。
隙間時間を活用する
皆さん通勤時間って何していますか？これは意識されているかたも多いと思います。
本を読んだり、スマホでニュースを見たりされているのではないでしょうか。
同じように業務中の隙間時間を見つけてみましょう。
例えばコピーを取っている間、打ち合わせの待ち時間、自分とは関係ない業務報告が延々とされている会議、出張の移動、などなど。
いずれもそれほど長い時間ではないと思います。僕としてはちょっとしたデータの整理などに充てるのがちょうどいいかなと思っています。例えば未読メールの整理など、ついつい溜まってしまうのでこういった隙間時間にこなしておくとスッキリしますね。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
時間は限りある資源なのでどれだけ有効に使うかが非常に大切です。
他人に支配されるのではなく、自分で時間をコントロールする意識を持つことでより良い仕事、より良い生活につなげていきたいですね。
今回ご紹介した4つのポイントがお役に立てばうれしいです。
それではまた。
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