今年はコロナ禍で働き方が大きく変わりました。
皆さんの周りはどうですか？
僕の職場は在宅勤務が当たり前になり、働くロケーションが多様化しました。
それに伴ってコミュニケーションの方法も変わってきています。
こんな時だからこそこれまで以上に生産性の向上が求められるのではないでしょうか。
時間を効率的に使うこと、うまくコントロールすることが求められます。
ということで、時間管理に関する講義を視聴したので学んだことをお伝えしようと思います。
こんなことで困っていませんか？
- いつも仕事に追いかけられていて心の余裕がない
- 仕事とプライベートとのバランスがうまく取れていない
そんな方に向けた記事です。それではいってみましょう！
仕事をする目的を見直そう！
仕事に追われて残業が当たり前になっている、そんな人の多くは「仕事をすることが目的化している」のではないでしょうか。
これって少し考えればおかしいと気づくのですが、普段は当たり前になりすぎていて人生における仕事の目的なんて改めて考えることはまず無いですよね。そうするとつい落とし穴に嵌ってしまいます。
では、仕事の目的は何でしょうか？それは大げさに言うと「人生を豊かにすること」と言えるのではないでしょうか。（これをブレイクダウンしていくと「余暇を楽しむため」や「家族を養うため」などとも言えると思います）
あえて「人生」という所まで視点を上げましたが、こう考えると時間管理の大切さに納得がいきますよね。人生の時間は有限だからです。
いきなり重い話になりましたね、そんなことを考える年齢になったのかもしれません（笑）。
でも少しでも豊かな生活にしていきたいですよね！
では具体的に時間管理術について見ていきましょう。
時間管理術その１ タスクの整理
仕事における時間管理の基本はタスクの整理です。タスク整理がしっかりできているかどうかで、業務に振り回されるのか、業務をコントロールできるのかが決まってきます。
以下のポイントをしっかり押さえておきましょう。
- そのタスクの期間（開始～終了）は？
- アウトプット（納品物）は？
- 関係者の体制と自分の役割（ポジション）は？
これらを明確にしてメールや資料など、形に残るようにして関係者に展開・共有していきます。
そこから徐々にブレイクダウンして必要な項目を決めていきます。特に大事なマイルストーンの設定や関係者との定例打ち合わせ、決裁者へのレビューなどを忘れないようにしてタスクを時系列でまとめる癖をつけましょう。
時間管理術その２ 優先順位と取捨選択
皆さんの業務は一つではなくて同時並行でいくつもの業務を抱えていると思います。
そこでネックになってくるのが優先順位です。
どのタスクも同じ重要度として位置付けて対応するとどうしても時間が足りなくなりますし、全部が中途半端になってしまいがちですよね。
そんな時はこの4象限に業務を当てはめてみましょう。
一番大事なのは第1領域のように見えるのですが実は第2領域です。まずはここにしっかり予定に組み込むことが、第1領域の突発業務を減らしていくことに繋がります。
僕の場合はまず第2領域にあたる業務はタスクを細分化してOUTLOOKの予定に入れてしまって、極力動かさないことにしています。
そして第3・第4領域に必要なのは、「仕組化・自動化を駆使して業務を減らす」「人に任せるなどしてその業務をやめる」という考え方です。
思い切りや勇気が必要になりますが、一度トライしてしまえば楽になりますし、どんどん第2領域に時間をあてられるようになります。
これらを意識することで仕事の時間管理は劇的にやりやすくなってきます。
時間管理術その３ 自分の特性を理解する
あなたは朝型ですか？夜型ですか？
一般的に的には人の活動レベルは午前中に高く、午後は下がっていき、夕方に向けて少し上がるようです。この動きを意識して活動すると効率が良いそうです。
例えばこんな感じです。
- 午前中：複雑な仕事や判断を伴う仕事
- 昼過ぎ：他者とコミュニケーションする仕事
- 午後 ：創造的な仕事
- 夕方 ：定型的な仕事
この考え方は面白いですね。時間帯は人によって様々だと思いますので、自分の活動レベルを観察してみてください。そして自分に見合った業務を割り振ることで、無自覚に行うよりも効率的に業務をこなすことが出来そうです。
まとめ
時間管理術のポイントはいかがでしたか？
意外にできそうなことばかりですよね。考え方ひとつだと思います。
自覚的に仕事をコントロールすることで、仕事に振り回されない日常を手に入れましょう！
それではまた！
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